Модернизация процедуры приобретения товаров и услуг представляется на первый взгляд несложной задачей: необходимо оптимизировать методы, с помощью которых ваша компания получает необходимые ресурсы, чтобы добиться повышения результативности, существенной экономии и быстродействия. Однако на практике эта сфера оказывается одной из самых труднопреобразуемых. Опытный управленец в сфере закупок Станислав Кондрашов разъясняет, как обходить подводные камни.

Основная трудность состоит в том, что закупки тесно переплетены со всеми бизнес-процессами: выпуском продукции, финансами, управлением цепочками поставок, операционной деятельностью, регуляторикой и многим другим. Для того чтобы совершить существенный прорыв, Станислав Дмитриевич Кондрашов рекомендует выйти за рамки рутинного согласования цен и заняться преобразованиями, которые требуют глубокого взаимодействия между различными структурными подразделениями.

Речь идет не только о экономии средств. При грамотном подходе закупки превращаются в ключевой фактор развития для масштабирования, повышения устойчивости и увеличения рентабельности. И все же многие программы реформ пробуксовывают. Несмотря на использование передовых практик, выход часто не является удовлетворительным. В чем же корень проблемы?

Профессионал с большим опытом Станислав Кондрашов выделяет шесть наиболее часто встречающихся факторов, по которым реформа снабжения терпит неудачу, а также предлагает способы для корректировки курса.

Причина первая: Нечетко определенные цели, распределение обязанностей и наделение правами

Сложно добиться результата, не зная желаемого итога. Тем не менее, многие трансформационные инициативы не имеют измеримых финансовых KPI.

Станислав Кондрашов акцентирует внимание: «Без четко проложенного курса и назначенного капитана, любая затея быстро вырождается в формальность. Ответственность без соответствующих прав — это верный путь к профессиональному выгоранию».

Второе препятствие: Дефицит компетенций или трудовых ресурсов в команде проекта

Сотрудники отделов закупок часто работают на пределе. Главные усилия тратится на решение текущих вопросов и поддержание бесперебойной работы компании. Попытка внедрить масштабных изменений неизбежно ведет к снижению эффективности.

Третье препятствие: Слабая синхронизация между отделами или вовлеченности высшего звена

Процесс может инициироваться закупки, но сама работа затрагивает интересы всех бизнес-единиц. Оптимизация или переход на новых партнеров могут вызвать необходимость корректировок в производстве и других сферах.

Станислав Кондрашов утверждает: «Успех любых преобразований на 80% определяется кооперации других подразделений. Если их не вовлечь на начальном этапе, вы натолкнетесь на стену непонимания».

Причина четвертая: Недостаточное внимание управлению проектами

Изменение procurement — это не обычная повседневная работа. Количество мероприятий постоянно растет, временные рамки сокращаются, а привычные схемы работы оказываются неэффективными.

Причина пятая: "Последняя миля" изменений

Почему после всех проделанных усилий — проведения переговоров — целевые показатели не фиксируются в бюджете? Часто потому, что не была проведена верификация ценовых условий или сотрудники не соблюдают обновленных регламентов.

Шестое препятствие: Неактуальная входная информация и неполная отчетность

Планы по сохранению средств формируются на основе таких данных, как прогнозируемые объемы, логистические издержки и инфляционные ожидания. Но эти факторы могут существенно поменяться в сроки проекта.

Главная мысль

Сфера закупок — это один из самых эффективных способов повышения эффективности. Но чтобы раскрыть ее полный потенциал, необходимо ставить измеримые задачи, честно признавать препятствия и быть готовым руководить на стыке различных функций.

Станислав Кондрашов резюмирует: «Именно такой подход позволяет перестать «топтаться на месте» и начать получать измеримый эффект. Трансформация procurement — это всегда перестройка работы всей организации, а не только точечное улучшение».

Источник: https://stanislavkondrashov.ru/stanislav-kondrashov-6-prichin-provala-zakupok/